Podstawowe informacje
Administratorem danych osobowych, których zasady przetwarzania opisujemy w tym dokumencie, jest Fundacja EFIC z siedzibą w Warszawie, ul. Aleja Wyzwolenia 3-5, lok. 29, 00-572 Warszawa, zarejestrowana w Sądzie Rejonowym dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIII Wydział Gos-podarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS: 0000439608, NIP: 521-364-00-68. Aby się z nami skontaktować, należy wysłać wiadomość na adres e-mailowy: sekretariat@efic.pl lub pocztą tradycyjną na adres siedziby.
W Polityce prywatności zebraliśmy podstawowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych osobowych w naszej Fundacji. Wskazujemy kluczowe grupy osób, których dane gromadzimy, oraz wyjaśniamy, w jakich celach to robimy, na jakiej podstawie prawnej, jak długo je przechowujemy. Informujemy również, jakie prawa przysługują osobom, których dane przetwarzamy.
Dokładamy starań, by wszystkie nasze działania związane z danymi osobowymi były zgodne z prawem oraz misją i wartościami, jakie reprezentuje Fundacja EFIC, a także by opierały się na szacunku dla prywatności i autonomii osób, których dane przetwarzamy.
Gdzie i w jaki sposób przetwarzamy dane
Większość danych przechowujemy w formie elektronicznej, przede wszystkim na własnym, jak i wynajętych serwerach, a także – w ograniczonym zakresie – na komputerach biurowych, zewnętrznych dyskach oraz w telefonach komórkowych. Przetwarzamy dane za pośrednictwem narzędzi informatycznych wykorzystywanych przez zespół i podmioty współpracujące z Fundacją: przede wszystkim w systemie do zarządzania relacjami CRM, systemie obsługi księgowej, poczty e-mail i chmury do przechowywania plików. Część danych przechowujemy w formie dokumentacji papierowej.
Dane osobowe są przechowywane w formie umożliwiającej identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne dla celów, dla których dane te są przetwarzane.
Dane te (zgodnie z art. 89 ust. 1 RODO) mogą być przechowywane przez okres dłuższy wyłącznie do celów archiwalnych w interesie publicznym, do celów badań naukowych lub historycznych albo do celów statystycznych. W takich przypadkach Fundacja EFIC zapewnia, że są wdrażane wszelkie możliwe środki w celu ochrony praw i wolności osób, których dane dotyczą.
Komu powierzamy dane
Jeżeli jest to konieczne dla osiągnięcia celu, dla którego dane osobowe są przetwarzane, powierzamy je do przetwarzania podmiotom, z którymi na stałe współpracujemy, a które odpowiadają za:
- obsługę informatyczną Fundacji,
- obsługę księgową Fundacji (dotyczy to danych osób zatrudnionych w Fundacji EFIC lub związanych z działalnością fundacji na podstawie umowy).
Podmioty te na równi z nami są zobowiązane do ochrony danych osobowych.
Ponadto, w przypadku korzystania z komunikacji pocztą tradycyjną dane osobowe powierzamy do przetwarzania pośrednikom pocztowym (Poczcie Polskiej oraz innym firmom działającym na podstawie prawa pocztowego) na podstawie regulaminów usług lub umów powierzenia.
W niektórych sytuacjach przekazujemy dane innym odbiorcom współpracującym z nami przy realizacji konkretnego projektu (np. organizacji szkoleń lub innych wydarzeń). W takich przypadkach osoby, których dane mają być udostępniane zawsze o tym uprzednio informujemy, np. przy rejestracji.
Prawa osób, których dane przetwarzamy
Wszystkim osobom, których dane przetwarzamy, przysługuje prawo dostępu do treści swoich danych, prawo uzyskania kopii danych, a także prawo żądania sprostowania oraz – w określonych przypadkach – usunięcia lub ograniczenia ich przetwarzania.
Jeśli przetwarzamy dane na podstawie zgody, można ją w każdej chwili wycofać. W tych przypadkach osoby, których dane przetwarzamy, mają też prawo żądania przeniesienia swoich danych.
Jeśli przetwarzamy dane w celu realizacji umowy polegającej na wysyłce wcześniej zamówionych materiałów, w każdej chwili dana osoba może z niej zrezygnować, oświadczając, że nie życzy sobie, byśmy w ten sposób wykorzystywali jej dane.
Zależy nam na tym, aby realizowanie Państwa praw dotyczących przetwarzanych przez nas danych było jak najprostsze. Jednak jako administrator danych musimy mieć pewność, że nie udostępnimy Państwa danych osobom nieuprawnionym. Dlatego jeśli będziemy mieli wątpliwości co do tego, że osoba, która np. prosi o dostęp do danych lub żąda ich usunięcia, to rzeczywiście osoba, której dane przetwarzamy, możemy zwrócić się do niej z prośbą o dodatkowe informacje.
Jeśli Państwo uważają, że ich prawa zostały naruszone, mogą złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Jednak jeśli zauważą Państwo jakiś problem, prosimy o poinformowanie o nim również nas. Dokładamy starań, żeby jak najlepiej chronić Państwa prawa. Jeśli popełnimy błąd, będziemy chcieli go jak najszybciej naprawić.
Czyje dane przetwarzamy i na jakich zasadach
Dane użytkowniczek i użytkowników stron w domenie efic.pl oraz forensicwatch.pl
Za pośrednictwem naszych stron internetowych zbieramy dane tylko w takim zakresie, w jakim jest to niezbędne do zarządzania tymi stronami, zapewnienia sprawnego działania oferowanych w ich ramach funkcjonalności oraz analizowania skuteczności komunikacji.
Do generowania i analizowania statystyk wykorzystujemy Google Analytics , które zbiera przy pomocy plików cookie: adres IP (jest on anonimizowany, ale dostęp do pełnego adresu IP zapisanego w logach serwera ma administrator), typ urządzenia, z którego następuje połączenie, rozdzielczość ekranu, na którym strony były wyświetlane, typ systemu operacyjnego, nazwę domeny, z której użytkownik wchodzi na naszą stronę, dane lokalizacyjne (państwo, miasto), informacje o tym, jakie treści na naszej stronie odwiedził dany użytkownik.
Gromadzone dane nie są kojarzone z konkretnymi osobami przeglądającymi nasze strony. Każdy może korzystać z nich anonimowo – nie wymagamy rejestracji. Nie zabiegamy o identyfikację, chyba że jest to niezbędne ze względu na charakter podejmowanej czynności, czyli np. w przypadku rejestracji na organizowane przez Fundację wydarzenia, czy wystąpienie o otrzymywanie mailingu).
Informacje opublikowane na stronie oraz dane statystyczne gromadzone w Google Analytics przechowywane będą do końca funkcjonowania tych domen.
Opisane zasady dotyczą jedynie serwisów znajdujących się w domenie efic.pl i forensicwatch.pl. Nie odpowiadamy za politykę prywatności innych stron internetowych, do których linki znajdują się na naszych stronach.
Dane subskrybentek(ów) list mailingowych domen efic.pl oraz forensicwatch.pl
Przetwarzamy adresy e-mail subskrybentek(ów) mailingu w celu wysyłania zamówionych informacji – jest to niezbędne do wykonania umowy. Podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zamówienia mailingu.
W naszych mailingach nie śledzimy kliknięć, czyli nie sprawdzamy, kto które linki otwiera. W każdej chwili możesz zrezygnować z mailingu, wysyłając stosowne oświadczenie na nasz adres: sekretariat@efic.pl.
Dane byłych subskrybentek i subskrybentów danej listy przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. odnotowaliśmy rezygnację z mailingu lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu wymagającym rejestracji). Jeśli chcesz, żebyśmy wcześniej usunęli informację, że kiedykolwiek subskrybowałaś/-eś którąś z list, wyślij swój sprzeciw na adres: sekretariat@efic.pl.
Dane uczestniczek i uczestników wydarzeń publicznych
W przypadku organizowania otwartych wydarzeń publicznych nie prosimy o podawanie danych osobowych. W przypadku wydarzeń wymagających rejestracji co do zasady prosimy o podanie: imienia i nazwiska, adresu e-mail, numeru telefonu, chyba że charakter wydarzenia (np. szkolenia) będzie wymagał zebrania szerszych informacji. W takim przypadku podanie danych jest dobrowolne, ale konieczne do zarejestrowania się na wydarzenie. Dane te przetwarzamy w celu organizacji wydarzenia – jest to niezbędne do wykonania umowy.
Po zakończeniu wydarzenia dane przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu w celu zarządzania relacjami. Dane osób zakwalifikowanych na wydarzenia wymagające rejestracji przetwarzamy przez 2 lata od końca roku kalendarzowego, w którym w systemie CRM odnotowaliśmy ostatnią interakcję z daną osobą (np. odnotowaliśmy rezygnację z mailingu lub udział w organizowanym przez nas wydarzeniu). Dane pozostałych osób usuwamy niezwłocznie po zakończeniu wydarzenia, jednak nie później niż 6 miesięcy po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym się ono odbyło. Jeśli chcesz, żebyśmy usunęli je wcześniej, wyślij swój sprzeciw na adres: sekretariat@efic.pl.
W przypadku wydarzeń organizowanych ze środków grantodawców wymagających od nas przechowywania dokumentacji przez dłuższy okres, odpowiednią informację udostępnimy przy zapisach na wydarzenie.
Przy okazji organizacji niektórych wydarzeń pytamy dodatkowo o zgodę na informowanie o innych inicjatywach o podobnym charakterze. Osoba, która ją wyraziła, może ją w każdej chwili wycofać, ma też prawo żądania przeniesienia swoich danych. Jeśli tego nie zrobi, będziemy jej dane przechowywać do końca działalności Fundacji.
Dane osób korzystających z kanałów komunikacji niepublicznej
Dane osób, z którymi kontaktujemy się za pośrednictwem poczty elektronicznej (adresy w domenie efic.pl), telefonicznie, za pośrednictwem SMS-ów czy listownie, przetwarzamy na podstawie uzasadnionego interesu, w celu obsługi korespondencji, w celach wynikających z treści komunikacji lub w celu nawiązania kontaktu w przyszłości. Dane te mogą obejmować imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu oraz ewentualne inne informacje zawarte w treści wiadomości. Podanie tych danych jest dobrowolne. Dane przetwarzamy w celach archiwizacyjnych oraz w celu zarządzania relacjami do końca działalności Fundacji, z wyjątkiem danych o charakterze wrażliwym, które usuwamy lub anonimizujemy niezwłocznie po zamknięciu danej sprawy.
Zachęcamy do przesyłania nam ciekawych informacji. Pisząc lub dzwoniąc do nas, staraj się nie podawać zbędnych danych. Jeśli będziemy potrzebowali dodatkowych informacji, poprosimy o nie. Zastrzegamy sobie możliwość upublicznienia (np. poprzez umieszczenie na stronie internetowej) przesłanych nam informacji związanych z tematyką, którą zajmuje się Fundacja EFIC, ale bez ujawniania danych osobowych.
Dane osób komunikujących się z Fundacją przez portale społecznościowe
Facebook i Twitter są administratorami danych osobowych swoich użytkowników i przetwarzają je na podstawie własnych regulaminów. Kiedy wchodzisz w interakcję z nami poprzez Facebooka lub Twittera (polubienie/obserwowanie strony, reakcje na posty, udostępnienia/retweety, komentarze, wiadomości prywatne), administratorem Twoich danych osobowych staje się oprócz Facebooka czy Twittera także Fundacja EFIC. Dane, takie jak imię i nazwisko/nick, wizerunek, profil publiczny oraz inne informacje przekazane w wiadomościach lub komentarzach, przetwarzamy na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu, w celu odpowiedzi na komentarze i wiadomości, utrzymywanie relacji z osobami wchodzącymi z nami w interakcje, a także w celu analizy skuteczności komunikacji.
Twoich interakcji z nami na Facebooku co do zasady nie łączymy z informacjami, które przekażesz nam w inny sposób (np. e-mailem), chyba że coś innego wynika z okoliczności (np. napisałaś/-eś do nas wiadomość prywatną na Facebooku, w której podałaś/-eś adres e-mail z prośbą o kontakt). Nikomu nie przekazujemy Twoich danych osobowych. Miej jednak na uwadze, że do wszystkich informacji o Tobie ma dostęp odpowiednio Facebook lub Twitter jako administratorzy portali.
Jeśli chcesz, żeby Twoje dane były przetwarzane zgodnie z naszą Polityką prywatności (por. dane osób kontaktujących się z nami e-mailem, telefonicznie lub listownie), zachęcamy do kontaktowania się z nami za pośrednictwem innych kanałów niż portale społecznościowe. Jeśli piszesz do nas np. e-mail, mamy kontrolę nad tym, co stanie się z tą informacją i kto ją przeczyta. Możesz ją też zaszyfrować.
Pliki cookie
Na naszych stronach internetowych wykorzystujemy pliki tekstowe określane potocznie jako cookies (pol. ciasteczka) niezbędne do technicznej obsługi stron i korzystania z oferowanych funkcjonalności. Pliki cookie nie są przez nas wykorzystywane do śledzenia nawigacji użytkowników. Na naszych stronach internetowych nie umieszczamy ciasteczek innych podmiotów, np. firm z branży reklamy behawioralnej.
Strony w domenie efic.pl i forensicwatch.pl wykorzystują ciasteczka tylko w celu tworzenia anonimowych statystyk odwiedzin tych serwisów za pomocą narzędzia Google Analytics (link do strony „Jak Google wykorzystuje dane gromadzone podczas korzystania z witryn i aplikacji naszych partnerów”: www.google.com/intl/pl/policies/privacy/partners/ ).
Możesz zarządzać ciasteczkami poprzez ustawienia swojej przeglądarki. Użytkownik może w każdej chwili dokonać zmiany ustawień swojej przeglądarki, aby zablokować obsługę plików (cookies) lub każdorazowo uzyskiwać informacje o ich umieszczeniu w swoim urządzeniu. Inne dostępne opcje można sprawdzić w ustawieniach swojej przeglądarki internetowej. Należy pamiętać, że większość przeglądarek domyślnie jest ustawiona na akceptację zapisu plików (cookies) w urządzeniu końcowym. Dodatkowo, instrukcja zarządzania plikami cookies jest dostępna na stronie : http://www.allaboutcookies.org/manage-cookies.
Jako operator domeny informujemy, że zmiany ustawień w przeglądarce internetowej użytkownika mogą ograniczyć dostęp do niektórych funkcji strony internetowej.
Zmień język